Wenn das Praxisproblem 2: Fehlender Überblick über Datenbestände & Experten in Ihrem Unternehmen existiert, kommen die unten genannten Lösungen für Sie in Frage. Welche der angegebenen Lösungen am besten passt, hängt von Ihrer konkreten Situation an.
Empfehlung:
Machen Sie sich mit den Lösungen vertraut.
Prüfen Sie, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Prüfen Sie, wie die ausgewählte Lösung an Ihre konkrete Situation angepasst werden sollte.
Nutzen Sie den Erfahrungsaustausch mit Experten und anderen KMU im Rahmen einer Wissenswerkstatt, um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Wissensmanagement-Lösung: Strukturierung von Laufwerken / Dateibenennung
In vielen Unternehmen ist es sinnvoll, die gemeinsame elektronische Ablage neu zu strukturieren, um Suchzeiten zu reduzieren. Dabei muss nicht immer ein neues technisches System beschafft werden. Häufig ist der erste sinnvolle Schritt, die gemeinsam genutzten Laufwerken mit konsistenten Strukturen zu versehen, die die Verfügbarkeit von Dokumenten ohne zeitaufwendige Suche für langjährige und neue Mitarbeiter sicherstellen. Hier erfahren Sie Tipps und Tricks, die sich beim Aufbau, bei der Strukturierung und beim Erhalt von Speicherstrukturen in Laufwerken bewährt haben.
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Wissensmanagement-Lösung: Wissensstrukturierung
Für viele Wissensmanagement-Lösungen ist es wichtig zunächst zu klären, welche Wissensfelder in einer Organisation bestehen. Häufig können erst dann passende Strukturen einer Datenbank oder Fragestellungen für Expertenkreise entwickelt werden. Durch eine Wissensstrukturierung schafft man Transparenz über wichtige Wissensgebiete und legt eine Grundlage z.B. für das tägliche Ablegen, Suchen und Finden von Dokumenten aber auch für die kontinuierliche Wissensentwicklung.
Weiterlesen: WissensstrukturierungWissensmanagement-Lösung: Wiki
Ein Wiki (hawaiisch für „schnell“) ist ein technisches System, in dem die Inhalte von den Benutzern nicht nur gelesen, sondern auch geändert werden können. Es sind Hypertext-Systeme, (d.h. das die Inhalte verlinkt sind). Eine Log-In-Funktion sichert den Zugriff nur für Befugte. Eine Visionshistorie ermöglicht, dass Veränderungen ggf. auch wieder rückgängig gemacht werden können. Wikis gehören zu den IT-Lösungen, die auch mit dem Begriff „Web 2.0“ bezeichnet werden, weil sie im besondere Maße die Zusammenarbeit von Menschen über das Internet fördern. Das bekannteste Wiki ist die Online-Enzyklopädie Wikipedia (http://de.wikipedia.org). In Unternehmen können Sie dazu dienen, Wissengebiete kontinuierlich weiterzuentwickeln und das sich entwickelnde Wissen und Experten transparent zu halten.
Weiterlesen: WikiWissensmanagement-Lösung: Portale
Portale dienen dazu, Anwendungen und verschiedenste Datenquellen unter einer einheitlichen Weboberfläche im Unternehmen zusammenzuführen. Dadurch wird es möglich, dass Mitarbeiter über eine Oberfläche auf alle notwendigen Daten zugreifen. Portallösung gibt es als kostenlose OpenSource (z.B. LifeRay) oder als kommerzielles Produkt (z.B. Microsoft Sharepoint Portal Server oder IBM WebSphere Portal Server).
Weiterlesen: PortaleWissensmanagement-Lösung: Blogs
Blogs sind Webseiten, die es Mitarbeitern ermöglichen ein Art Online-Tagebuch zu führen. Durch Blog-Systeme können die beteiligten Mitarbeiter auf einfache Weise Inhalte erstellen, verändern und damit den Stand der Arbeit, Erfahrungen und Ideen zur Diskussion zu stellen.
Unternehmen setzen Blog-Technologien für unterschiedliche Zwecke ein, z.B. für die Kommunikation mit Kunden. Hier geht es jedoch vor allem um Blogs für die interne Kommunikation. Für Kollegen, die z.B. nicht am selben Standort arbeiten und sich nur selten in Besprechungen treffen, können Blogs ein hilfreiches Kommunikationsmedium sein.
Wissensmanagement-Lösung: Mitarbeiterverzeichnis
Mitarbeiterverzeichnisse (Synonyme: Mitarbeiterprofile, Expertenverzeichnisse, Who-is-who-des-Unternehmens) sind Verzeichnisse über die Kompetenzen und das Wissen der Mitarbeiter eines Unternehmens. Durch Mitarbeiterverzeichnisse soll die Suche nach internen Experten und die Kontaktaufnahme erleichtert werden.
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Wissensmanagement-Lösung: Suchmaschinen
Desktop-Suchmaschinen suchen (primär) nicht im Internet, sondern auf lokalen Rechnern oder innerhalb des Netzwerks einer Organisation. Sie bieten eine Volltextsuche und erfassen auch heterogene Datenbestände (z.B. E-Mails, Bilder, pdf-Dateien, Bookmarks, also gespeicherte Internetlinks etc.) Dank einer Indexierung sind sie sehr schnell. Viele Lösungen sind für private Nutzer kostenlos. Für Unternehmen sind Desktop Suchmaschinen gegen geringe Summen zu haben.
Wissensmanagement-Lösung: Customer Relationship Management Systeme (CRM-Systeme)
CMR-Systeme legen den Schwerpunkt auf die Kunden-Beziehungen des Unternehmens und bündeln alle Informationen, die in Zusammenhang mit Kunden an unterschiedlichen Stellen entstehen. Dadurch schaffen sie Transparenz im Unternehmen, in denen die Kundenbeziehung das wichtigste Strukturierungskriterium ist, wie z.B. bei Unternehmensberatungen, Service-Dienstleistern etc.
Wissensmanagement-Lösung: Expertenkreise
Expertenkreise (Synonyme und verwandte Begriffe: Themennetzwerke, Communities of Practice, Wissensgemeinschaften, Knowledge Communites, Qualitäts- und Innovationszirkel) sind interne Gruppen von Mitarbeitern, die Wissen zu bestimmten Themen und Fragestellungen im Unternehmen austauschen und weiterentwickeln.
Im Unterschied zu befristeten Projektteams sind Expertenkreise längerfristiger, flexibler und über die Grenzen von Organisationseinheiten hinweg angelegt.
Wissensmanagement-Lösung: DMS-Systeme
DMS-Systeme unterstützen Management von elektronischen Dokumenten im Unternehmen. Sie bieten z.B. visualisierte Ordnungsstrukturen, Versionskontrolle, Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Suche nach Dokumenten und Funktionalitäten zum Ein- und Auschecken von Dokumenten für die Bearbeitung.
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Wissensmanagement-Lösung: Intranet
Intranets sind technische Systeme, die Informationen für einen begrenzten Nutzerkreis bereitstellen. Unternehmen nutzen Intranets, um ihren Mitarbeitern eine zentrale und passwortgeschützte Plattform zur Verfügung zu stellen. Es werden damit unterschiedliche Zielrichtungen verfolgt. Während einige Unternehmen ausschließlich abgestimmte und zentral eingestellte Inhalte im Intranet veröffentlichen, ermöglichen andere Unternehmen einer Vielzahl von Mitarbeitern Informationen einzustellen, zu kommentieren und zu verändern. Intranets werden mit unterschiedlichen IT-Systemen realisiert, in der Regel jedoch handelt es sich um Wikis, Portal-Lösungen oder Content Management Systeme.
Wissensmanagement-Lösung: Interne Seminare
Interne Seminare dienen dazu, einen Teil des Weiterbildungsbedarfs innerhalb eines Unternehmens zu decken, in dem auf die internen Ressourcen und das Wissen der Mitarbeiter im Unternehmen zurückgegriffen wird. Im Gegensatz zu externen Weiterbildungen, die häufig Inhalte vermitteln, die nur selten oder nur in geringem Maße in den Arbeitsalltag integriert werden können, wird bei internen Seminaren Wissen weitergegeben, dass sich bereits im Unternehmen bewährt hat und schneller von Kollegen übernommen werden kann.
